Adjoint(e) à la responsable du service des Moyens-Généraux H/F

Type de contrat : Poste de titulaire ouvert aux CDD

Service : Moyens généraux

La Ville de Joué-lès-Tours recherche un agent relevant de la filière administrative ou technique de catégorie C, à temps complet, pour pourvoir le poste d’un(e) adjoint(e) à la responsable du service des Moyens-Généraux.

Poste de titulaire ouvert aux CDD (durée de un an dans la limite de deux ans, pas de possibilité d’intégration sans l’obtention du Concours de la Fonction Publique Territoriale Catégorie C)

Filière administrative ou technique de Catégorie C

Description du poste

Missions générales du poste :

  • Aide à la gestion RH du personnel rattaché au service des Moyens Généraux
  • Suivi du dossier des produits d’entretien et vêtement de travail
  • Accueil et gestion administrative du service
  • Suivi du budget complet du service

Missions Principales Détaillées :

Aide à la gestion du personnel permanent et non permanent du service : (Agents d’entretien titulaires, contractuels, agents relevant des emplois aidés, auxiliaires de sécurité et coursier)

  • Suivi des arrêts : maladie, accident de travail, enfants malades, longues maladie…, suivi des plannings de travail, enregistrement et suivi des congés et absences diverses,
  • Traitement des demandes des agents, écoute et aide à la résolution des conflits en collaboration avec la responsable de service,
  • Suivi des restrictions médicales et des adaptations des postes de travail,
  • Evaluation du personnel placé en n-1
  • Transmission mensuelle des heures de travail des auxiliaires de sécurité au service de la paye (8 agents,)
  • Collaboration à la planification du travail saisonnier (environ 45 agents)
    • Elaboration des plannings de tous les agents d’entretien titulaires, contractuels et saisonniers (Temps forts de juin à août)
    • Accueil et participation au suivi des personnels saisonniers.

 Gestion administrative

  • Accueil physique et téléphonique
  • Aide à la rédaction de courriers, notes, comptes rendus, …
  • Saisie, mise en forme informatique et classement numérique des dossiers
  • Mise à jour permanente des dossiers administratifs et budgétaires
  • Enregistrement des congés des agents sur un logiciel de gestion
  • Enregistrement et suivi des bons de commande
  • Aide à la préparation des diverses réunions

 

  • Mise en place et suivi des marchés (habillement / chaussures - produits d’entretien - entretien vitrerie bâtiments communaux) en collaboration avec la responsable de service
  • Recensement des besoins pour chacun des marchés
  • Etablir le cahier des charges en lien avec les utilisateurs
  • Etude et évaluation des coûts
  • Ouverture et traitement des plis numériques
  • Ouverture et étude des échantillons
  • Rapport d’analyse des offres
  • Gestion administrative éventuelle liée au suivi des marchés
  • Contact avec les différents fournisseurs

 

  • Gestion de l’habillement en lien avec le personnel de la laverie
    • Recensement des besoins en habillement et suivi budgétaire
    • Veille sur la dotation aux agents en lien avec la laverie
    • Inventaire (une fois par an)

 

  • Travail en collaboration avec le service «Prévention et Condition de Travail» pour les EPI et les reclassements.

 

  • Dossier spécifique :
    • Entretien du linge (ESAT A.D.A.P.E.I « La Thibaudière ») Gestion administrative : contrat de service et décision municipale

 

  • Suivi du dossier des produits d’entretien (en lien avec la responsable et l’agent en charge de la saisie des commandes)
    • Cadrage des demandes des structures et du budget
    • Travail sur le catalogue en prévision du renouvellement du marché
    • Contacts réguliers avec les fournisseurs
    • Travail sur les stocks

 

  • Gestion budgétaire (Fonctionnement / investissement / enveloppe personnel remplaçant)
    • Recensement des différents besoins (matériel, habillement…)
    • Etablir les consultations (devis)
    • Etablir les bons de commandes sur l’E-Parapheur
    • Gestions des bons de commandes
    • Suivi du budget (enveloppes budgétaires)
    • Suivi des comptes sur « Excel »
    • Comptabilité : suivi, contrôle et visa des factures
    • Classement
    • Gestion des commandes de fournitures de bureau

Autres activités (spécifiques ou occasionnelles) :

  • Participation à l’organisation de l’activité du coursier
  • Etablir les bons de travaux sur e-Atal
  • Aide à l’élaboration des fiches de poste
  • Participation aux réunions internes et externes

Management :

  • Entretien professionnel : environ 10 agents (2 heures en moyenne par agent)
  • Suivi et élaboration du livret d’évaluation des CDD

 

Conditions d’exercice des missions :

Lieu de travail : Hôtel de Ville et tous les sites de la Ville

Scénario temps de travail :

  • Horaires réguliers entre 8h15/9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00/17h45 (Accroissement de l’amplitude horaire en fonction des nécessités de service)
  • ARTT: 38h45 de travail sur 5 jours et 19 jours d’ARTT par an
  • Conditions de pose des congés : en accord avec la responsable du service

Sujétions / Contraintes spécifiques du poste / Caractéristiques :

  • Déplacements sur différents sites de la collectivité. (Utilisation d’un véhicule du pool mairie)
  • Travail au bureau et visites sur l’extérieur

Moyens mis à disposition : (Moyens humains, matériels ou financiers)

  • Outils informatiques : WORD, EXCEL, E-ATAL, E.PARAPHEUR, CIRIL
  • Travail collaboratif au sein du service

Profil recherché

Niveau requis : Gestion administrative (rédaction, connaissances comptables et informatiques)

Formation(s) et qualifications nécessaires : Permis B

Compétences requises :

  • Sens de l’esprit d’équipe
  • Discrétion professionnelle
  • Sens des relations humaines, bienveillance
  • Maîtrise des outils informatiques
  • Capacités rédactionnelles
  • Rigueur, réactivité, savoir rendre compte
  • Partage et communication au sein du service

Date limite de réception des candidatures : 29/07/2021

Postuler ci-dessous

    MadameMonsieur



    Les informations recueillies font l’objet d’un traitement mis en œuvre par la Mairie de Joué-Lès-Tours dans le cadre d’une réponse à une offre d’emploi.
    Les données recueillies sont obligatoires pour la finalité indiquée ci-dessus. Le refus de communiquer ces données entrainera l’impossibilité de prendre en compte votre candidature.

    La base légale du traitement est la nécessité à l’exécution du contrat, conformément à l’article 6 §1 b) du règlement général européen n°2016/679 sur la protection des données personnelles.
    Ces données seront conservées pendant toute la durée de loffre et seront ensuite archivées conformément aux prescriptions légales.
    Ces données seront communiquées aux service Ressources Humaines de la Mairie de Joué-Lès-Tours.

    Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679/UE du 27 avril 2016, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification de vos données personnelles ainsi que d’un droit à la limitation du traitement de vos données.

    Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité de vos données.
    Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de la Mairie à l’adresse suivante : dpo.jouelestours@dposystem.fr
    Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL sur son site : www.cnil.fr.