Assistant administratif, régisseur adjoint H/F

Type de contrat : CDD de 1 an à compter du 1er septembre 2022

Service : Joué Famille

La Ville de Joué-lès-Tours recherche 1 agent contractuel relevant de la filière administrative de catégorie C, à temps complet, pour pourvoir le poste d’Assistant administratif, régisseur adjoint.

Description du poste

Missions générales du poste :

  • Éditer la facturation pour les différentes activités
  • Régisseur ADJOINT
  • Réaliser les inscriptions aux activités scolaires, périscolaires et extrascolaires

Missions Principales Détaillées :

Gérer la facturation des différentes activité

  • Réalisation de la facturation, dépôt de prélèvement, impayés (restauration scolaire, périscolaire, études surveillées, transports scolaires)
  • Préparation de facturation (pointage).
  • Gestion des litiges liés à la facturation

Gérer la régie centralisée au titre de régisseur adjoint

  • Encaissement des diverses prestations avec plusieurs modes de paiement
  • Contrôle quotidien et périodique des encaissements
  • Délivrer les attestations fiscales de paiement sur demande des usagers
  • Réalisation de tableaux de bords Excel de suivi de la régie
  • Versements des encaissements auprès du Trésor public
  • Gestion du compte des dépôts de fonds

Inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires

  • Gérer l’expédition et la réception des fiches familles
  • Traiter les fiches familles à leur retour
  • Accueillir les usagers ponctuellement sur rendez-vous
  • Réaliser les inscriptions aux activités scolaires, périscolaires et extrascolaires
  • Recevoir les familles sur rendez-vous pour les inscriptions
  • Mise à jour des dossiers des familles en cas de changements

Assurer l’accueil téléphonique du service

  • Répondre aux appels destinés au service Joué Famille
  • Rediriger les appels vers les personnes compétentes du service
  • En cas d’absence des personnes concernées : réceptionner les appels téléphoniques et transmettre les messages

Assurer le premier accueil des familles

  • Répondre aux demandes des usagers et les orienter vers le bon interlocuteur
  • Informer les usagers des différents services et modalités d’inscriptions scolaires, périscolaires, transports scolaires et extrascolaires
  • S’assurer de la compréhension des usagers et les accompagner dans leurs démarches
  • Distribuer les documents d’information et les règlements aux usagers si nécessaire
  • Retrait et réception de dossiers

Conditions d’exercice des missions :

Lieu de travail : Hôtel de ville

Sujétions / Contraintes spécifiques du poste / Caractéristiques :

  • Éventualité de réunions tardives ou sur la pause méridienne
  • Souscription d’une assurance de régie conseillée

Horaires de travail :

  • Réguliers : Du lundi au vendredi 8h15 à 12h30 et de 13h30 à 17h00

Conditions de pose des congés :

  • en binôme avec un agent du service
  • Pendant les périodes de congés : assurer la continuité du service public

Scénario ARTT :19 jours par an

Moyens mis à disposition :

  • Logiciels métiers
  • Matériels informatiques, Téléphone
  • Lecteurs de cartes bancaires, caisses enregistreuses

Profil recherché

Compétences requises (savoir-faire) :  

  • Maîtrise avancée de la bureautique : Excel, Word, environnement Windows
  • Aptitude à travailler sur les logiciels métiers
  • Connaissance de l’environnement territorial
  • Connaissance des techniques d’accueil du public
  • Capacité à travailler en groupe
  • Être capable de faire face aux pics d’activité du service
  • Connaissance de la ville de Joué-lès-Tours

Qualités requises (savoir-être) :  

  • Avoir le sens du service public
  • Avoir le souci de la qualité de l’accueil du public
  • Être à l’écoute du public et avoir un bon relationnel
  • Être méthodique, rigoureux et organisé
  • Avoir le sens des responsabilités
  • Apprécier et faciliter le travail en équipe
  • Avoir une excellente présentation
  • S’intéresser à son environnement urbain et professionnel
  • Savoir organiser son temps de travail, être autonome
  • Faire preuve de réactivité face aux différentes situations
  • Savoir faire preuve de discrétion

Date limite de réception des candidatures : 04/07/2022

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