Gestionnaire Service Institutions

Description du poste

Missions générales du poste :

• Organisation technique et administrative des conseils municipaux en coordination avec les services municipaux
• Gestion des actes : décisions et arrêtés du Maire
• Pré-contrôle de légalité des actes (délibérations, décisions, arrêtés)
• Gestion des commissions municipales
• Suivi calendrier des instances métropolitaines
• Mise en place et suivi des délégations de fonction et de signature des élus ainsi que des représentations aux instances
• Gestion du panneau d’affichage légal numérique

Missions principales détaillées :

Organisation technique et administrative des conseils municipaux en coordination avec les services municipaux :

• Élaborer le calendrier des Conseil municipaux
• Alerter les services sur les délibérations récurrentes
• Établir l’ordre du jour du Conseil municipal, sur la base des rapports fournis par les services et du tableau de suivi
• Éditer les documents pour les réunions préparatoires
• Vérifier la forme et le fonds des projets de délibérations (relecture, pré-contrôle de légalité) en concertation avec les directeurs et responsables de services
• Élaborer et envoyer le dossier de Conseil municipal aux membres du Conseil municipal et aux administratifs
• Gérer l’organisation logistique du Conseil municipal
• Participer au Conseil municipal
• Rédiger le procès-verbal du Conseil municipal
• Gérer le suivi du Conseil municipal : rédiger les délibérations, les transmettre au contrôle de légalité dématérialisé, gérer l’affichage numérique, gérer le suivi des annexes.

Gestion des actes administratifs : décisions et arrêtés du Maire :

• Vérifier la forme et le fonds des actes administratifs (décisions et arrêtés avant signature)
• Enregistrer les décisions et arrêtés et les transmettre au contrôle de légalité par voie dématérialisée
• Effectuer la diffusion des actes au retour du contrôle de légalité dans les services,
• Gérer le suivi des contrats ou conventions annexées aux actes en lien avec les services
• Préparer les registres des arrêtés originaux pour reliure auprès du prestataire (tables annuelles, numérotation…)
• Gérer l’affichage numérique

Gestion des commissions municipales :

• Former et assister les gestionnaires des commissions
• Contrôler la programmation des commissions par les gestionnaires
• Contrôler le respect des procédures
• Mettre à jour les procédures

Suivi calendrier des instances métropolitaines :

• Mettre à jour le calendrier des instances
• Transmettre aux Conseillers municipaux le lien des dossiers de séance

Suivi des délégations de fonction et de signature des élus ainsi que des représentations aux instances :

• Rédaction des arrêtés, délibérations et suivi des modifications
• Contrôle du respect des délégations par les services
• Gérer le tableau de suivi des instances.

Gestion du panneau d’affichage légal numérique :

• Superviser les gestionnaires de l’affichage
• Mission d’administrateur logiciel affichage légal numérique

Missions spécifiques :

Organisation et gestion de la commission des services publics locaux annuelle

• Programmation commission
• Gestion logistique
• Préparation de l'ordre du jour et des dossiers
• Envoi de l'ordre du jour
• Participation à la commission (gestion présence, enregistrement)
• Transcription procès-verbal
• Envoi compte-rendu aux membres

Organiser le travail préparatoire des élections sénatoriales

Conditions d’exercice des missions :

• Lieu de travail : Hôtel de Ville 3ème Étage

• Horaires de travail :

• Horaires aménagés Hôtel de ville
• Conditions de pose des congés : en fonction du calendrier du conseil municipal, en binôme avec l’assistante Administration générale.

• Scénario ARTT :

• 38h45 heures hebdomadaires, 22 jours ARTT

Conditions d’exercice :

• Disponibilité, si nécessaire, en soirée le jour de l’envoi de la convocation du conseil municipal, le jour du pré-conseil, le jour du Conseil municipal
• Participation à tous les Conseils municipaux
• Arrivée en décalage horaire les jours de participation aux conseils municipaux pour ne pas dépasser une amplitude de 12h de travail quotidien