RESPONSABLE DES MANIFESTATIONS ÉVÉNEMENTIELLES ET DE LA GESTION DES SALLES

Description du poste

La Ville de Joué-lès-Tours recherche un agent en contrat de droit privé, à temps complet, pour pourvoir le poste de responsable des manifestations évènementielles et de la gestion des salles au sein de l’Espace Malraux.

Missions générales du poste :

L’agent assure la préparation, le suivi et la mise en œuvre des manifestations évènementielles, ainsi que leur planification.

Missions Principales Détaillées :

·         Traiter des demandes entrantes (téléphone ou internet) et organiser des rendez-vous préparatoires (visite, définition du cahier des charges, faisabilité)

·         Élaborer des devis, édition des contrats et des factures

·         Élaborer et suivre les fiches techniques des événements, suivre l’organisation logistique en relation avec les clients et les équipes techniques de l’Espace Malraux

·         Suivre les manifestations et accompagner les clients pendant les journées d’exploitation

·         Prendre en charge les relations avec les prestataires de services externes (traiteurs…)

·         Gérer le planning des manifestations sur l’application dédiée (gestion des événements)

·         Gérer les plannings des agents SSIAP et de sécurité rattachés aux manifestations en collaboration avec le directeur technique de l’Espace Malraux

·         Prendre en charge les relations avec les producteurs de spectacle externes (réservation, planification, suivi logistique et technique, devis et contrats, négociations)

·         Prendre en charge les relations avec les services de la mairie pour l’organisation des manifestations de vie locale (réservations, planification suivi logistique, valorisation (pour déterminer le montant des charges supplétives)

·         Réaliser des bilans d’activité des évènements sur les outils d’évaluation dédiés (budget, bilans, synthèse d’activité)

·         Gérer les fournitures de bureau pour les équipes de l’Espace Malraux (inventaires, commandes)

Autres activités / activités spécifiques :

·         Accueil du public (contrôle d’accès, renseignements, placement) lors des spectacles de la saison culturelle

·         Accueil téléphonique général si standard occupé (renvoi d’appels)

·         Gestion des fiches mensuelles de présence pour l’équipe technique

·         Fonctions d’agents SSIAP 1 en cas de nécessité de service

·         Régisseur de recettes billetterie suppléant

Conditions d’exercice des missions :

· Lieu de travail : Espace Malraux

· Horaires de travail :

·         Irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service

·         Organisation du temps de travail en fonction des horaires de service

·         Travail fréquent les soirs et weekends

· Scénario ARTT : 22 jours

· Moyens mis à disposition :

• Applications dédiées à la gestion de l’activité (plannings, devis, contrats, facturation), logiciels spécialisés (Ixbus et logiciel bureautique Word Excel), technologies de l’information et de la communication