RESPONSABLE DU SERVICE ACCUEIL JOUÉ FAMILLE (H/F)

Description du poste

La Ville de Joué-lès-Tours recrute un responsable du service accueil (H/F) pour sa direction Joué Famille relevant de la filière administrative, catégorie B, pour un poste à temps complet dès que possible.
·         En tant que responsable du service accueil Joué Famille, vous encadrez et animez à la fois l' équipe administrative et l'ensemble des agents placés sous votre responsabilité. Vous organisez et gérez leur temps de travail, assurez la répartition des tâches, l'élaboration des plannings, ainsi que la gestion des congés. Vous contribuez à maintenir une dynamique d'équipe positive en favorisant la cohésion, l' écoute et le respect mutuel.
 
·         Vous veillez au développement des compétences nécessaires à la continuité du service, et vous formez ou accompagnez les équipes de terrain, notamment dans l' utilisation des outils numériques liés à l' inscription et à la facturation. Vous êtes également attentif à l' optimisation de la qualité de l'accueil des usagers, que ce soit en présentiel, par téléphone ou via des outils dématérialisés.

·         Vous adoptez une posture proactive dans vos relations avec les autres services municipaux, afin d' améliorer l'accueil des usagers et des familles. Vous êtes également force de proposition en matière de modernisation et de simplification du service public  : développement de la dématérialisation, de l' espace famille et du site internet.
 
·         Vous assurez la réalisation de tableaux de bord, de bilans et de statistiques concernant l' activité d'accueil, le service rendu aux usagers et les inscriptions aux activités (périscolaires et extrascolaires). Vous veillez à l'efficacité et à la sécurité juridique des prestations, en contrôlant la mise à jour et le suivi des procédures internes.

·         Vous travaillez couramment sur les logiciels métiers et administrez en particulier le logiciel Concerto. Vous êtes l' interlocuteur privilégié de la société Arpège et de la hotline, assurez les paramétrages en lien avec les décisions municipales (inscriptions, facturation, tarification), préparez la rentrée scolaire sur l'outil et mettez en place de nouveaux services via le logiciel.
 
·         Dans un contexte de dématérialisation croissante, vous êtes acteur du changement et proposez le développement de nouvelles procédures adaptées aux attentes des usagers. Vous pilotez l' organisation des campagnes d'inscriptions, qu'il s'agisse des inscriptions scolaires, périscolaires, ou de la préparation des dossiers types. Vous assurez la communication sur les modalités via Internet et l' Espace Famille.

·         Vous assurez un suivi rigoureux des effectifs scolaires et menez une analyse prospective pour anticiper les évolutions. Vous suivez les demandes de dérogations scolaires, évaluez leur impact futur, et participez, en lien avec le directeur Joué Famille, à la mise à jour des tableaux de prospective scolaire. En cas d'acquisition d'un logiciel de sectorisation, vous en assurez la co-administration, la mise à jour, et contribuez aux études et propositions d'évolution des secteurs scolaires.
Management :
Vous encadrez une équipe de 5 agents, tous appartenant à la catégorie C de la filière administrative. Cette équipe est composée de 2 agents d'accueil, chargés de l' interface directe avec les usagers, et de 3 régisseurs adjoints.

• Superviser la régie centralisée (le montant annuel encaissé s’élève à 650 000€)

·         Être en mesure d’organiser et de contrôler la bonne tenue de la régie centralisée qui comprend un régisseur principal et 2 adjoints.

·         Développer les relations avec le Trésor Public et les outils de suivi (modalités de paiement, gestion des impayés…) 

·         Pouvoir tenir le rôle de Régisseur adjoint pour, en cas de besoin, assurer notamment la suppléance des encaissements des prestations

Votre environnement de travail :
¨       Lieu de travail  : Hôtel de Ville
¨       Sujétions / contraintes spécifiques du poste / caractéristiques :
o   Réunions tardives ou sur la pause méridienne
¨       Horaires de travail :
¨       Durée hebdomadaire : 38h45
¨       Réguliers : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et 13h30 à 17h00
¨       Scénario ARTT : 22 jours/an
¨       Conditions de pose des congés : en binôme avec un agent du service