Responsable des formalités civiles et de la citoyenneté (H/F)

Description du poste

Vos missions

• Organiser et garantir la qualité du service, de l’accueil et de l’information aux usagers

Vous veillez à la qualité de l’accueil, de l’information et du service rendu aux usagers, en garantissant la cohérence et la précision des informations communiquées. Vous accompagnez le développement et la modernisation des outils, supervisez les dossiers complexes ou sensibles, notamment les mariages avec des personnes étrangères, les auditions avant mariage, les procédures de changement de prénom ou de nom, les célébrations de PACS et les demandes relatives au droit au séjour des personnes étrangères.

Vous développez les démarches d’évaluation de la qualité du service public et de satisfaction des usagers et contribuez, à partir de ces évaluations, à la définition et à l’évolution des politiques de la collectivité. Vous apportez votre expertise et vos conseils aux élus, à la Direction générale et aux encadrants.

• Animer et manager les services placés sous votre responsabilité

Vous animez et managez les services placés sous votre responsabilité, à savoir le Pôle État civil – Élections – Cimetière et le Pôle Formalités citoyennes – Accueil. Vous coordonnez et accompagnez les responsables de service, traduisez les orientations politiques en projets d’organisation et conduisez les évolutions nécessaires.

Vous accompagnez le développement des compétences des agents, favorisez la transversalité entre les services et conduisez les changements dans une logique de service public. Vous développez les outils de reporting et d’analyse de la performance de chaque service, veillez à maintenir un climat social respectueux, motivant et professionnel et assurez une communication régulière avec l’élu de référence et les différentes directions.

• Piloter la gestion administrative, réglementaire et financière des services

Vous pilotez, mettez en œuvre et garantissez l’application des procédures administratives et des pratiques professionnelles, en veillant à leur mise à jour régulière. Vous supervisez l’organisation permettant de garantir la continuité du service public d’état civil, ainsi que l’organisation du recensement annuel de la population.

Vous supervisez et contrôlez le suivi des listes électorales et des scrutins, le traitement des formalités administratives, ainsi que la gestion et l’aménagement du cimetière. Vous assurez une veille juridique et réglementaire et veillez à la diffusion des évolutions auprès des équipes.

Vous organisez également la procédure d’élaboration des budgets de votre périmètre et veillez à optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs.

Vous supervisez enfin les dossiers de Jurés d’Assises, assurez le rôle de coordonnateur adjoint du Répertoire d’Immeubles Localisés (CoRIL) et assurez le suivi du droit au séjour des personnes étrangères, notamment à travers les entretiens, les études de situations et les courriers auprès de la Préfecture ou des Consulats.

• Assurer la liaison avec les interlocuteurs internes et externes

Vous assurez une liaison efficace avec les différents interlocuteurs internes et externes et développez des relations de travail constructives avec les services de la collectivité, les élus et les partenaires institutionnels.

Vous êtes notamment en relation avec le Procureur de la République, le Préfet, l’Insee, le Commissariat et les entreprises funéraires. Vous prenez connaissance et assurez l’application des directives et préconisations émanant des Préfectures, des ministères et de l’Insee, et veillez à leur bonne appropriation par les équipes.

Votre cadre de travail :

• Durée hebdomadaire : 38h45
• Réguliers : 8h30-12h30 / 13h30-17h00
• Exceptionnels : travail ponctuel le week-end (scrutins électoraux)
• Scénario ARTT : 22 jours/an

Vos conditions de travail :

·         Rémunération à partir de 2547.02€ bruts mensuels, selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Territoriale.

·         Prise en charge à 75 % des frais de transports en commun.

·         Participation mensuelle de l’employeur à la complémentaire santé (en cas d’adhésion au contrat de groupe).

·         Participation mensuelle à un contrat de prévoyance labellisé incluant la garantie invalidité.

·         Prime de fin d’année.

·         Accès aux prestations sociales via le Comité National d’Action Sociale (CNAS) ou le COS (Comité des Œuvres Sociales).

Pour découvrir nos engagements et notre environnement de travail, consultez la page dédiée : Travailler à Joué-lès-Tours – Joué-lès-Tours.